Azaz-Azaz Manajemen

Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Fungsi manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

4.      Kepemimpinan (leadership) apabila para manajer memotivasi bawahannya, pasti akan mempengaruhi individu atau tim sewaktu mereka bekerja.

5.      Pengawasan atau Pengendalian untuk menjamin agar segala sesuatu berjalan dengan sebagai mana mestinya, para manajer harus memantau dan mengevaluasi kinerja dari bawahannya tersebut.

Proses Manajemen

            Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

KASUS DAN CONTOH FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

1.     Teori Empat Sistem

Teori Empat Sistem (bahasa Inggris: Four Systems Theory) adalah salah satu teori komunikasi yang mengkaji hubungan antar manusia melalui hasil dari produksinya dilihat dari kacamata manajemen.

Bila seseorang memperhatikan dan memelihara pekerjanya dengan baik maka operasional organisasi akan membaik.

Fungsi-fungsi manajemen berlangsung dalam empat sistem:

1. Sistem Pertama: Sistem yang penuh tekanan dan otoriter dimana segala sesuatu diperintahkan dengan tangan besi dan tidak memerlukan umpan balik. Atasan tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Akibat dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman dan hukuman jika tidak selesai. Proses komunikasi lebih banyak dari atas kebawah.
2. Sistem Kedua: Sistem yang lebih lunak dan otoriter dimana manajer lebih sensitif terhadap kebutuhan karyawan. Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan dalam hubungan atasan dan bawahan, keputusan ada diatas namun ada kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu.
3. Sistem Ketiga: Sistem konsultatif dimana pimpinan mencari masukan dari karyawan. Disini karyawan bebas berhubungan dan berdiskusi dengan atasan dan interaksi antara pimpinan dan karyawan nyata. Keputusan di tangan atasan, namun karyawan memiliki andil dalam keputusan tersebut.
4. Sistem Keempat: Sistem partisipan dimana pekerja berpartisipasi aktif dalam membuat keputusan. Disini manajemen percaya sepenuhnya pada bawahan dan mereka dapat membuat keputusan. Alur informasi keatas, kebawah, dan menyilang. Komunikasi kebawah pada umumnya diterima, jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sistem terbangun, komunikasi keatas umumnya akurat dan manajer menanggapi umpan balik dengan tulus. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan goal setting (tujuan) dan penilaian .

Model Pengembangan Teori Empat Sistem

Bagan aliran perkembangan suatu perusahaan yang dikelola dengan baik sebagaimana hasilnya bila diterapkan sistem 2 atau sistem 4 didalamnya.

Diagram yang disederhanakan

• CONTOHNYA :                                                                                                                                                      
• Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
• Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
• Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
• Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

2.Manajemen Hutang

3.      Manajemen Hutang adalah proses pembayaran hutang dengan melibatkan pihak ketiga, yang memang dimaksudkan untuk membantu orang yang terlibat hutang.

Contohnya :

Surat Perjanjian Pengakuan Hutang

Mengajukan kredit ke bank merupakan salah satu cara agar bisa mendapatkan dana cair untuk keperluan kita (biasanya untuk usaha). Namun berhutang ke bank seperti ini memiliki konsekuensi tersendiri. Rumitnya birokrasi menjadi salah satu faktornya. Bank yang memberikan pinjaman pasti akan meminta berbagai macam kelengkapan surat-surat untuk setiap pinjaman/hutang yang diberikannya. Maka disini kami berikan contoh surat pengakuan utang untuk dijadikan landasan pinjaman kepada bank.

PERJANJIAN PENGAKUAN UTANG

Pada hari ini, _____ tanggal _____ , bertempat di _____ telah ditandatangani Perjanjian Pengakuan Utang oleh dan antara:

1.    Nama               :

       Pekerjaan       :

       Alamat             :

       Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri, selanjutnya disebut PEMINJAM.

2.    Nama               :

       Pekerjaan       :

       Alamat             :

       Dalam hal ini bertindak selaku Direktur dari dan selaku demikian untuk dan atas nama perseroan terbatas PT _____ berkedudukan di _____  , selanjutnya disebut BANK, berdasarkan Surat Kuasa di bawah tangan,  Tanggal _____ Nomor _____ .

Para Pihak masing-masing bertindak dalam kedudukan tersebut di atas menerangkan bahwa BANK dan PEMINJAM telah sepakat untuk dan dengan ini membuat/menetapkan perjanjian

Manajemen humas

Garis besar tahapan dan ruang lingkup manajemen humas

Manajemen humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan humas. Menurut Frank Jeffkins, humas merupakan segala sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana, baik ke dalam maupun ke luar, untuk mencapai tujuan khusus, yaitu pengertian bersama.

Contoh kegiatan

Kegiatan manajemen humas diantaranya bisa jadi aktifitas skala kecil hingga skala besar seperti:.

1. Aktifitas pertemanan kelompok kecil, hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit
2. Pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia.
3. Penyelenggaraan penerimaan tamu di rumah (open house) hingga kampanye politik dari pengumuman pelayanan publik hingga menangani kasus manajemen krisis.

Semafor (pemrograman)

Semafor adalah sebuah struktur data komputer yang digunakan untuk sinkronisasi proses, yaitu untuk memecahkan masalah di mana lebih dari satu proses atau thread dijalankan secara bersamaan dan harus diatur urutan kerjanya. Semafor dicetuskan oleh Edsger Dijkstra dan pertama digunakan dalam sistem operasi THE.

Nilai semafor diinisialisasi dengan jumlah resource yang dikendalikannya. Dalam kasus khusus di mana ada satu shared resource, semafornya disebut "semafor biner". Semafor adalah solusi klasik dari dining philosophers problem, walaupun tidak mencegah deadlock.

Contoh

Karena semafor dapat memiliki variabel penghitung, ia dapat digunakan ketika beberapa threads ingin mencapai suatu tujuan secara bekerja sama. Misalnya:

Ada thread A yang ingin informasi dari 2 basis data sebelum ia dapat maju. Akses ke kedua basis data tersebut dikendalikan oleh dua thread B dan C. Keduanya memiliki message-processing loop; semua yang ingin menggunakannya menulis pesan dalam antrian pesan. Thread A menginisialisasi semafor S dengan init(S,-1). A kemudian menulis permohonan data, termasuk pointer ke semafor S, kepada baik B maupun C. Kemudian A memanggil P(S), yang memblokir. Kedua thread lain mengambil informasi; setelah mereka selesai, mereka memanggil V(S) dalam semafor. Hanya setelah keduanya selesai mengambil data, thread A dapat maju. Semafor seperti ini disebut "counting semaphore".

Selain counting semaphore, terdapat juga "blocking semaphore", yaitu semafor yang diinisialisasi dengan nilai 0. Artinya setiap thread yang melakukan P(S) akan diblokir sampai thread lain memanggil V(S). Jenis ini sangat berguna ketika urutan eksekusi thread harus diperhatikan.

Bentuk semafor paling sederhana adalah "semafor biner", digunakan untuk mengendalikan akses kepada satu resource, atau disebut juga mutual exclusion. Sebuah semafor biner selalu diinisialisasi dengan nilai 1. Ketika resource sedang digunakan, thread yang menggunakan memanggil P(S) untuk mengurangi nilai ini menjadi 0, dan setelah selesai menginkrementasi kembali nilainya menjadi 1 untuk menandakan resource yang sekarang bebas.

Konsultan

Konsultan adalah seorang tenaga profesional yang menyediakan jasa nasihat ahli dalam bidang keahliannya, misalnya akuntansi, lingkungan, biologi, hukum, dan lain-lain. Perbedaan antara seorang konsultan dengan ahli 'biasa' adalah sang konsultan bukan merupakan karyawan di perusahaan sang klien, melainkan seseorang yang menjalankan usahanya sendiri atau bekerja di sebuah firma konsultasi, serta berurusan dengan berbagai klien dalam satu waktu.

Contoh konsultan jenis ini antara lain: Accenture, Cap Gemini Ernst & Young, dan Deloitte consulting.

Human Resources (HR) Consulting

Adalah konsultan yang memfokuskan diri pada upaya-upaya untuk memaksimumkan value SDM perusahaan dengan menempatkan the right people with the right skills in the right roles. Hal ini disadari mengingat kini perusahaan banyak berinvestasi pada human capital dan berharap banyak dari investasi tersebut.

Keterlibatan konsultan ini bisa dimulai sejak proses rekrutmen, melakukan training dan development, memberkan jasa konseling, menyusun benefit’s package dan compensation sttructure, membangun kultur dan komunikasi dalam perusahaan, dan sebagainya. Beberapa contoh konsultan bidang ini seperti Hewitt Associates, Towers Perrin, Watson Wyatt Worldwide, dan Mercer HR Consulting.

Information Technology (IT) Consulting

American Management Systems, Accenture, Cambridge Technology Partners, Computer Sciences Corporation, dan Electronic Data Systems (EDS) adalah contoh leading IT consulting firms. Mereka menangani permasalahan bisnis yang kental dengan isu-isu teknis dari sistem/teknologi informasi. Mereka bertanggung jawab mulai dari proses analisis, desain, hingga impelementasi sistem, untuk memastikan solusi tersebut align dengan proses bisnis mereka.

Contoh : task project yang ditangani oleh IT consulting firms misalnya menguji vulnerability sistem internet banking sebuah bank, instalasi dan troubleshooting modul-modul ERP, menangani konversi database pelanggan ke server berbasis Oracle, dan sebagainya.

E-Consulting

Adalah konsultan yang concern pada permasalahan yang terkait dengan e-business dan e-commerce dalam skala yang luas. E-business biasanya me-refer pada kegiatan bisnis yang dijalankan secara online, sementara e-commerce umumnya merupakan kegiatan yang melibatkan transfer unit moneter melalui media elektronik/internet.

Contoh:

Beberapa konsultan bidang ini antara lain Digitas, Razorfish, dan Sapient. Mereka memiliki spesialisasi mulai dari front-end design (programming, desain grafis) hingga valuasi, branding, marketing, jasa B2B, dan sebagainya.

Boutique Consulting Firms

Umumnya fokus menurut bidang yang ditangani, walaupun tidak selalu kecil menurut ukuran atau jumlah karyawan. Konsultan ini biasanya hanya berfokus pada industri tertentu, fungsi bisnis tertentu, atau menggunakan metodologi tertentu. Perkerjaan yang ditangani pun sangat spesifik, misalkan membantu Departemen BUMN untuk menyusun struktur privatisasi dan membuka tender, melakukan turnaround sebuah perusahaan telekomunikasi yang mengalami kesulitan keuangan dan terancam bangkrut, atau melakukan process reengineering pada perusahaan otomotif dalam membuat implementasi standar bagi suppliernya.

Contoh : konsultan ini seperti Charles River Associates (fokus pada bidang ekonomi dan jasa litigasi), L.E.K Consulting (menangani strategi bisnis, merger dan akuisisi), atau Marakon Associates (fokus pada shareholder value methodology).

Internal Consulting Firms

Daripada membayar konsultan outsider dengan billing rate mahal, beberapa perusahaan memilih untuk membuka unit konsultan internal. Mereka biasanya disebut “internal consulting” atau, dalam beberapa kasus, “corporate strategy” atau “strategic planning“. Misalnya sebuah perusahaan migas besar ingin meng-hire mitra kerja untuk menangani distribusi dan pemasaran unit hilir dalam jangka panjang, maka konsultan internallah yang menangani masalah semacam itu.

Berbeda dengan konsultan lain, konsultan internal dibayar berdasar gaji (tetap) dan umumnya tidak memerlukan perjalanan luar kota/luar negeri secara intens. Amex mempunyai divisi yang mereka sebut sebagai American Express Strategic Planning Group. Johnson & Johnson punya divisi Decision Sciences Group. JP Morgan Chase menyebutnya JP Morgan Chase Internal Consulting Services. Cargill menyebutnya sebagai Cargill Strategy and Business Development.

Penutup Demikian tulisan singkat ini. Semoga bisa menjadikan manfaat buat Anda. Entah itu sebagai pencari kerja yang meminati bidang konsultasi, sebagai entitas bisnis pengguna jasa konsultan keuangan, pemerintah, atau masyarakat awam yang kebetulan memiliki keterkaitan dengan jasa konsultan.